Что такое Huddle Meeting Rooms и какова их роль в трансформации бизнеса?

Этой статьей мы начинаем цикл, в котором мы хотели обсудить с нашими читателями новый революционный тренд в трансформации рабочих мест современных компаний, появляющиеся каждый день новые ИТ-инструменты для этого динамичного процесса и какие профиты для бизнеса может принести эта, такая непонятна и загадочная Huddle-революция. Этот революционный тренд, пришел к нам с Запада, и принес с собой огромное количество новых чудных терминов, один из которых, всё чаще и чаще встречается в нашем лексиконе - Huddle Meeting Rooms. Он прижился у нас относительно недавно, и многие руководители компаний пока не до конца осознают, какой смысл несёт в себе это мудрёное словосочетание, и самое важное, зачем он моему бизнесу?

Попробуем разобраться для начала с самим термином Huddle Meeting. Слово Huddle переводится на русский как толчея, сутолока. В сочетании со словом Meeting получаем – встреча в суматохе, то есть на бегу, на лету. Казалось бы, бизнес не привык к такому подходу в организации своих бизнес-процессов. Все должно быть запланировано, вовремя исполнено и закрыто отчетностью. В том числе и встречи. Всё так, да не так. С одной стороны, современное офисное пространство, если выражаться фигурально, простирается далеко за стены офисных зданий, так как большое количество людей ныне трудится на дому, в работе временных проектных команд участвуют подрядчики, фрилансеры и внештатники (аутсорсеры) и всех их нужно как-то оперативно собирать вместе, чтобы они эффективно и быстро решали сложные задачи.

С другой стороны, в современных офисах, ввиду экономии площадей, все больше и больше преобладают открытые планировки размещения рабочих мест (open space), которые не располагают к совместному творческому процессу. В большом шумном офисе сложно найти уединенное место для обсуждения проекта, брифинга или обсуждения очередной итерации проекта, для этого нужны уединенные места и чем больше штат компании, тем больше таких мест для совместной работы нужно. Эти два тренда и вызвали сначала спрос, а затем и взрывной рост количества маленьких переговорных комнат для совместной работы в современных офисах, их порой строят десятками на этаж и сотнями на здание, в зависимости от размера и специфики бизнеса. За такими комнатами и закрепился термин Huddle Meeting Rooms – маленькие комнаты для быстрых встреч. Мудрые руководители заметили, что вместо многочисленных и многочасовых совещаний, сотрудники эффективнее трудятся в режиме коротких, до 45-60 минут и малых по численности, до 8-10 человек, рабочих групп.  Если просмотреть любой деловой журнал или тематические интернет-ресурсы, то вы вероятнее всего столкнетесь с многочисленными статьями о том, как комнаты для совместной работы Huddle Meeting Rooms важны для инновационной трансформации современных компаний. Многие компании, которые изменили свою политику в отношении режима работы сотрудников и архитектуры переговорных комнат, отметили рост инновационных трендов внутри команд. Совместная работа людей на протяжении всей эволюции рождала инновации, поэтому чем больше сотрудники находятся в процессе совместного творчества, тем больше инновационных идей может появится в результате. Будучи побочным продуктом сотрудничества, инновации, пожалуй, являются наиболее важным конкурентным преимуществом для любой компании, стремящейся оставаться актуальной в современной экономике. Компании, нацеленные на долгосрочный успех, должны стремиться создавать комфортные места, где сотрудники могут легко кооперировать и рождать революционные идеи, которые завтра дадут компании конкурентные преимущества. А это означает, что переосмысление подхода к организации рабочих мест сотрудников, разрешение им трудится со свободным графиком и на дому, а также создание Huddle Meeting Rooms для кооперации внутри офисов, рождает дух творчества в командах сотрудников и ведет компанию к успеху.

С пользой Huddle Meeting Rooms мы разобрались, давайте теперь заглянем внутрь этих комнат, чтобы понять, как быстро и эффективно обустроить места встреч ваших сотрудников, обеспечив их необходимым и несложным оборудованием. Ведь встреч должно быть много, время на организацию минимально, а опыт пользования оборудованием, так называемый User Experience, максимально простым, чтобы не увеличить и без того большую нагрузку на службу ИТ-поддержки.

Как правило встречи в таких переговорных комнатах можно условно разделить на два типа.

Первый – это внутреннее обсуждение, защита проекта или переговоры, без привлечения людей извне, в таких встречах обычно есть один или несколько докладчиков и необходима система отображения информации для обсуждения и принятия решения. В недалеком прошлом это была обычная белая доска для рисования, но в современных компаниях это чаще всего видеоустройство – LCD-панель или проектор с экраном. Многие компании, для удобства работы команд в таком режиме, закупают системы беспроводной презентации, которые позволяют более удобно работать с обсуждаемыми материалами (контентом) в режиме совместной работы.

Image
Image

Второй тип встреч – это видеоконференция с удаленными собеседниками. Как мы упомянули выше, часто у компании есть сотрудники-надомники или со свободным графиком посещения офиса, которых необходимо привлекать к работе команды внутри Huddle Meeting Rooms. Порой, кроме них, в видеоконференции должны участвовать команды из других филиалов и подрядчики. Для этого Huddle Meeting Rooms оснащают системами видеоконференцсвязи. Здесь подход к подбору оборудования и программного обеспечения зависит от многих факторов – бюджета, наличия системы видеосвязи в других переговорных комнатах, количества Huddle Meeting Rooms и многих других факторов.

Одно важное замечание – система видеосвязи должна быть максимально вендоро-независимой, чтобы обеспечить разнообразные сеансы команд со своими собеседниками. Ведь за один день ваши сотрудники могут провести из одной переговорной комнаты до десяти сеансов видеоконференций и каждый раз это могут быть совершенно разные платформы – Skype, Zoom, Pexip, Google Meet, Cisco, Poly, LifeSize, Trueconf и т.д. У сотрудников, пришедших в Huddle Meeting Room на встречу не будет времени на решение ребуса с вариантами подключения и долгий тюнинг оборудования, всё должно работать, говоря по-русски, «с полпинка».

Итак, резюмируя вышесказанное, идеальным набором для Huddle Meeting Rooms является следующее оборудование – LCD-панель, система беспроводной презентации и вендоро-независимая, кроссплатформенная система видеосвязи.

Мы постараемся в дальнейших публикациях нашего блога максимально широко осветить весь перечень ИТ-решений для малых переговорных комнат Huddle Meeting Rooms, чтобы вам было проще выбрать наиболее подходящие вам инструменты для трансформации рабочего пространства вашего бизнеса.

Stay connected!